Prozessautomatisierungfür kleine Unternehmen
Daten, die Ihr Team zweimal eintippt, Anfragen, die zwischen Postfach und Tabelle hängen bleiben, Rechnungen, die jemand von Hand überträgt: Solche Abläufe automatisieren wir. Zuerst ordnen wir den Prozess, dann verbinden wir Website, CRM und Ihre übrigen Programme.
Was bedeutet Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung heißt: Wiederkehrende Arbeitsschritte laufen ohne Handarbeit ab. Eine Anfrage von der Website landet mit allen Angaben im CRM, der Kunde bekommt eine Bestätigung, Ihr Team eine Aufgabe. Den größten Teil übernehmen klare Regeln und Schnittstellen zwischen Ihren Programmen. KI kommt dort dazu, wo Texte gelesen und eingeordnet werden müssen. Bei 2Penguins setzen wir das für kleine Unternehmen um.
Einen Ablauf, den niemand aufgeschrieben hat, automatisieren wir nicht. Wir sehen uns zuerst an, wie eine Anfrage, ein Auftrag oder eine Rechnung heute durch Ihren Betrieb läuft, und streichen überflüssige Schritte. Die Technik richtet sich danach.
Was wir automatisieren
Website-Anfragen ins CRM
Formular, Chat oder Telefonnotiz werden zum Kontakt mit Aufgabe im CRM, der Kunde erhält sofort eine Eingangsbestätigung.
Von der Anfrage zur Rechnung
Aus der Anfrage wird ein Angebot, daraus ein Auftrag und daraus eine Rechnung, ohne dass jemand Daten neu eintippt.
Onlineshop und Warenwirtschaft
Bestellungen, Lagerbestände und Versanddaten gleichen sich zwischen Shop, Marktplätzen und Warenwirtschaft ab.
Termine und Erinnerungen
Buchung, Bestätigung und Erinnerung per E-Mail laufen ohne Zutun Ihres Teams.
Dokumente und Ablage
Verträge, Belege und Fotos werden nach festen Regeln benannt und im richtigen Ordner abgelegt.
Berichte
Kennzahlen aus Werbung, Shop und CRM kommen regelmäßig als kurze Übersicht in Ihr Postfach.
Ihr Weg zum automatisierten Ablauf
- 01
Ablauf aufnehmen
Wir zeichnen mit Ihnen auf, wie der Prozess heute läuft, und messen, wie viel Zeit er kostet. - 02
Vereinfachen
Doppelte Schritte fallen weg, Zuständigkeiten werden klar. - 03
Verbinden
Wir richten CRM, Schnittstellen und Regeln ein, mit KI nur an den Stellen, an denen sie hilft. - 04
Messen
Nach dem Start vergleichen wir mit dem Ausgangswert. Sie sehen, ob und wie viel Zeit die Automatisierung spart.
Bevor wir automatisieren
Automatisierung beschleunigt, was schon da ist, auch Unordnung. Deshalb braucht es drei Dinge: einen festen Ort für Kundendaten, meist ein CRM, klare Zuständigkeiten und eine Person bei Ihnen, die den Ablauf kennt. Fehlt das CRM, führen wir es zuerst ein.
Welcher Ablauf kostet Ihr Team am meisten Zeit?
Kostenlose Beratung anfragenHäufige Fragen
Fragen zur Prozessautomatisierung
Automatisieren lassen sich vor allem Abläufe, die oft vorkommen und immer gleich laufen: Anfragen erfassen, Angebote und Rechnungen erstellen, Bestellungen abgleichen, Termine bestätigen, Belege ablegen. Schwieriger sind Fälle, in denen jedes Mal neu entschieden wird. Dort bereitet die Automatisierung die Daten vor, die Entscheidung trifft Ihr Team.
Prozessautomatisierung folgt festen Regeln, KI versteht Texte. Geht ein Formular ein, entsteht nach einer Regel ein Kontakt im CRM. KI kommt dazu, wenn ein Text verstanden werden muss, etwa um eine E-Mail dem richtigen Anliegen zuzuordnen. In vielen Abläufen erledigen Regeln den größten Teil, KI nur einzelne Schritte.
Für die meisten automatisierten Abläufe braucht es ein CRM, weil Kundendaten einen festen Ort brauchen, an dem alle Schritte zusammenlaufen. Bei kleinen Unternehmen führen wir oft Bitrix24 ein, arbeiten aber auch mit anderen Systemen. Haben Sie bereits ein CRM, bauen wir die Automatisierung darauf auf.
Die Kosten der Prozessautomatisierung hängen davon ab, wie viele Programme verbunden werden und wie geordnet die Daten sind. Wir beginnen mit einem Ablauf, messen das Ergebnis und erweitern dann. So bleibt die erste Investition überschaubar, und Sie sehen früh, ob sich die Automatisierung für Sie lohnt.
Ihre bisherigen Programme behalten wir, wenn sie funktionieren, und verbinden sie miteinander. Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn ein Programm keine Schnittstelle bietet oder Ihre Abläufe ausbremst. Das sagen wir Ihnen offen und mit Begründung, bevor wir etwas umsetzen. Ziel ist, dass Ihr Team mit vertrauten Werkzeugen weiterarbeiten kann.
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