Автоматизациябизнес-процессов
Данные, которые сотрудники вводят дважды, заявки, которые теряются между почтой и таблицей, счета, которые кто-то переносит вручную: такие процессы мы автоматизируем. Сначала упорядочиваем процесс, потом связываем сайт, CRM и остальные ваши программы.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Автоматизация бизнес-процессов означает, что повторяющиеся рабочие шаги выполняются без ручной работы. Заявка с сайта попадает в CRM со всеми данными, клиент получает подтверждение, сотрудник получает задачу. Большую часть берут на себя чёткие правила и связи между вашими программами. ИИ подключается там, где нужно прочитать и распределить текст. В 2Penguins мы делаем это для малого бизнеса.
Процесс, который никто не описал, мы не автоматизируем. Сначала смотрим, как сегодня в вашей фирме проходит заявка, заказ или счёт, и убираем лишние шаги. Техника подстраивается под процесс.
Что мы автоматизируем
Заявки с сайта в CRM
форма, чат или заметка о звонке становятся контактом с задачей в CRM, а клиент сразу получает подтверждение.
От заявки до счёта
из заявки получается предложение, из него заказ, из заказа счёт, и никто не вводит данные заново.
Интернет-магазин и складской учёт
заказы, остатки и данные доставки синхронизируются между магазином, маркетплейсами и учётной системой.
Записи и напоминания
запись, подтверждение и напоминание по почте проходят без участия сотрудников.
Документы и архив
договоры, счета и фотографии получают названия по правилам и попадают в нужную папку.
Отчёты
показатели рекламы, магазина и CRM регулярно приходят вам на почту коротким обзором.
Путь к автоматизированному процессу
- 01
Описать процесс
вместе с вами фиксируем, как процесс идёт сегодня, и замеряем, сколько времени он занимает. - 02
Упростить
двойные шаги убираем, ответственность распределяем чётко. - 03
Связать
настраиваем CRM, интерфейсы и правила, а ИИ подключаем только там, где он помогает. - 04
Замерить
после запуска сравниваем с исходными цифрами. Вы видите, экономит ли автоматизация время и сколько.
Прежде чем автоматизировать
Автоматизация ускоряет то, что уже есть, в том числе беспорядок. Поэтому нужны три вещи: одно место для данных клиентов, обычно CRM, понятная ответственность и человек с вашей стороны, который знает процесс. Если CRM нет, мы сначала внедряем её.
Какой процесс отнимает у ваших сотрудников больше всего времени?
Получить бесплатную консультациюЧастые вопросы
Вопросы об автоматизации процессов
Автоматизировать лучше всего процессы, которые повторяются часто и всегда идут одинаково: приём заявок, предложения и счета, сверка заказов, подтверждение записей, раскладка документов. Сложнее там, где каждый раз нужно принимать новое решение. В таких случаях автоматизация готовит данные, а решение принимают ваши сотрудники.
Автоматизация бизнес-процессов работает по жёстким правилам, а ИИ понимает тексты. Пришла форма, и по правилу в CRM появился контакт. ИИ подключается, когда нужно понять текст, например определить, к какой теме относится письмо. Во многих процессах основную часть делают правила, а ИИ берёт на себя отдельные шаги.
Для большинства автоматизированных процессов нужна CRM: данным клиентов требуется одно место, где сходятся все шаги. Малому бизнесу мы часто внедряем Bitrix24, но работаем и с другими системами. Если CRM у вас уже есть, строим автоматизацию на ней, и данные не придётся переносить в новую систему.
Стоимость автоматизации бизнес-процессов зависит от того, сколько программ нужно связать и насколько упорядочены данные. Мы начинаем с одного процесса, замеряем результат и затем расширяем. Так первые вложения остаются небольшими, и вы рано видите, окупается ли автоматизация. Цену для вашего случая называем после первой встречи.
Программы, которые хорошо работают, мы оставляем и связываем между собой. Менять программу имеет смысл, только если у неё нет интерфейса для подключения или она тормозит процессы. Об этом мы говорим прямо и с обоснованием, прежде чем что-то делать. Цель в том, чтобы сотрудники продолжали работать в привычных программах.